PEMBENAHAN ARSIP DAERAH SUATU KEHARUSAN

Penyelenggaraan malam ramah tamah yang dikemas dalam acara makan malam bersama (gala dinner) bagi seluruh peserta Rapat Koordinasi Nasional (Rakornas) Kearsipan  Tahun 2024, bersamaan dengan peringatan Hari Kearsipan ke-53 tahun, Peserta yang sudah resmi terdaftar pada Rakornas dimaksud mencapai ± 1.300 yang mewakili jajaran ANRI, Kementrian/Lembaga Non Kementrian (K/L), serta Perangkat Daerah yang menangani urusan kearsipan (LKD) tingkat Provinsi maupun Kabupten/Kota se-Indonesia, berlangung dari tanggal 27 – 30 Mei 2024 di Hotel Mercure Samarinda.

Sebagai tuan rumah Rakornas ini, Pemerintah Provinsi Kaltim sangat berkepentingan terhadap tindaklanjut dari hasil rumusan rapat, karena akan ada inovasi/atau terebosan dalam pengelolaan arsip, sebagai best practice yang dilakukan oleh Daerah maupun Instansi Pusat, disamping adanya evaluasi terhadap hasil-hasil pelaksanaan pengelolaan kearsipan tahun sebelunya dan upaya pemecahan masalahnya, untuk kepentingan perbaikan di tahun mendatang.

Pengelolaan arsip akan menjadi lebih profesional yang ditandai dengan tertib pengelolaan dan kemudahan untuk mendapatkan arsip aktif maupun statis dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama. Apalagi dengan perkembangan teknologi informatika dan komunikasi (TIK), akan sangat membanu proses digitalisasi arsip, termasuk penerapan integrasi sistem kearsipan melalui aplikasi SRIKANDI, sebagai aplikasi umum yang berlaku seragam di seluruh Indonesia.

Keberadaan IKN yang nantinya akan menerapkan sistem pemerintahan berbasis elektronik (SPBE), atau lebih dikenal sebagai e-government, sudah sejalan dengan keinginan Pemerintah untuk menerapkan birokrasi kelas dunia, termasuk menjadikan pengelolaan arsip sebagai bagian dari langkah pembenahan. Para ASN dapat bekerja secara Work From Office (WFO) maupun Work From Anywhere (WFA), sehingga ruang kerja tidak lagi dituntut permanen namun  bersifat imajiner.

Konsekwensinya, pemberkasan data (“naskah kearsipan”) tidak dapat lagi dilakukan secara manual, namun terintegrasikan dalam sistem yang mudah diakses setiap saat dimanapun. Oleh karenanya, dalam Rakornas Kearsipan harus ada solusi terhadap upaya percepatan digitalisasi, termasuk penerapan SRIKANDI.

Pemerintah Provinsi Kaltim, khususnya ke-4 Daerah yang menjadi mitra IKN, yaitu Kota Samarinda, Kota Balikpapan, Kabupaten Kutai Kartanegara dan Kabupaten PPU, berkepentingan untuk mampu mengimbangi kemajuan IKN sesuai kewenangan urusannya masing-masing, baik dalam hal pembangunan fisik maupun non fisik. Salah satumya adalah mengadopsi pengelolaan arsip yang mengikuti standar birokrasi kelas dunia secara beratahap dalam penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan pelayanan publik. Diawali dengan penyiapan ASN sebagai SDM pengelola kearsipan, dipelopori oleh Dinas Perpustakaan & Arsip Daerah (DPAD) Provinsi Kaltim.

Jabatan Fungsional Arsiparis tersedia 284 formasi dan saat ini sudah terisi 57 orang Arsiparis tersebar di beberapa Perangkat Daerah, yang terdiri dari 7 orang PNS merupakan hasil penyetaraan jabatan, 7 orang PNS berasal dari perpindahan jabatan, 12 orang PNS pengangkatan pertama dan 33 orang merupakan PPPK. Kondisi seperti ini mengharuskan DPAD mendorong terisinya formasi tersebut dan secara bersamaan melakukan pengembangan kompetensi Arsiparis, baik dari aspek pengetahuan, keterampilan maupun sikap kerja. (//drs, Samarinda 31 Mei 2024)